きんぎょ

ホコリサイズのネタもすべて書く。

タスク管理の方法。

口癖になってませんか???

 

「今日も忙しいなあ」

 

僕もつい口に出してしまうのですが・・・

そのたび「忙しいは甘え」だと自分に言い聞かせています。

 

なぜか。

 

「忙しい」に理由があればいいんです。

しかし、ただ「仕事が多いから」だけではしんどいままなんです。

なので、僕は「何がどれくらい忙しいのか」を細かーーーーーーーーーーーく数値化するんです。

 

僕が使っている手法をちょっとだけご紹介。

手法の名前は「セルフマネジメント」といいます。

 

「セルフ」=自分

「マネジメント」=管理

 

するので、「自己管理」という意味ですが、ビジネスシーンでは「自己経営」と言うこともしばしば。

 

「自分を経営するってなんか難しそう・・・」

いいや、実は結構カンタンなんです。

 

①書き出す

②自問する

③時間を決める

④当てはめる 

 

のたった4ステップ

 

「国語の勉強をする」というタスクについて、一個ずつ説明すると・・・

 

①書き出す

これは「何となく忙しい」のしんどさを無くすのが目的です。

今しているタスクをぜーーーーんぶ書き出します。

ここで大事なのは、「行動の細分化」。

「国語の勉強」と一口にいっても、「勉強前」「勉強中」「勉強後」の3つに分解できますよね?

すると、

「勉強前」:カフェに移動する→ドリンクを注文する→座る→教科書を取り出す→ノートを開く

「勉強中」:問題を解く(5ページ)→答え合わせをする→解説を読む

「勉強後」:ノートを閉じる→教科書を閉じる→カフェを出る

という一連の行動が見えてきます。

 

これら1つ1つが「国語の勉強」という行為になります。

 

②自問する

これは、タスクの無駄を省くのが目的です。

 

①で細分化したタスクを「何のためにしているのか」自問します。

 

「なんでカフェに移動するんだろ?家で勉強すれば移動時間も省けるんじゃない?よし、じゃあカフェに移動するのはやめよう!」

 

という具合に、タスクの無駄を省いていきます。

 

これで目的意識を持って仕事ができ、時間を有効活用できるようになります。

 

③時間を決める

これは「確実にタスクを終わらせる」ための準備です。

①②で細分化されたすべてのタスクに、かかる時間を決めます。

 

先ほどの例でいくと

 

「勉強前」:カフェに移動する(5分)→ドリンクを注文する(10分)→座る(1分)→教科書を取り出す(1分)→ノートを開く(1分

「勉強中」:問題を解く(30分)→答え合わせをする(5分)→解説を読む(30分

「勉強後」:ノートを閉じる(1分)→教科書を閉じる(1分)→カフェを出て、帰宅する(5分

 

これで「国語の勉強」は90分(1時間30分)かかることが分かりました。

 

④当てはめる

あとは、③の時間を1日のスケジュールのどこに組み込むかを決めるだけ。

スケジュールの「穴」を埋めていくイメージです。

「7月11日の13:00~17:00が空いてるから、13:00〜14:30に国語の勉強をしよう!」

と決めることができます。

 

以上が、セルフマネジメントの基本的なやり方です。

自分を会社に見立て、会社の仕事と方向性(ビジョン)、目標に向けた仕事を無駄やモレなく管理するイメージです。

 

ちなみに、僕が使ってるスケジュール管理ツールは「Googleカレンダー」ですね。

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色々アプリ取りましたが、これが一番見やすくて編集しやすいです。

 

紙のスケジュール帳はあまりオススメしませんね〜。忙しい人ほど変更がめんどくさいので…(~_~;)

 

(なお、長期目標(3ヶ月以上)を決める際は、すべきことを逆算してタスクを設定してくださいね〜

 

セルフマネジメントで、今日から充実した毎日を送りましょう!